Was ist Zoom überhaupt?
Zoom ist eine Online-Service für Webkonferenzen und Webinare. Es gilt als ein sehr zuverlässiges Videokonferenztool und konnte. Im heutigen Artikel möchten wir euch die Funktionen dieses Tools näherbringen sowie auch die Punkte, die uns bedenklich stimmen. Gerade das Thema Dsgvo, dazu später mehr.
Funktionsumfang von Zoom
Zoom ermöglicht die einfache und stabile Übertragung von Webkonferenzen und Webinaren. Mithilfe der Software können kinderleicht Webkonferenzen erstellt werden. Über einen Link können alle Teilnehmer dem Meeting beitreten. Durch ein Browser Add-on lässt sich Zoom auch ohne Zusatz-Software nutzen. Hierbei wird der Einladungs-Link umgewandelt, sodass man die Zoom Browser-Version nutzen kann. Geleitet wird die Webkonferenz von einem Moderator. Dieser kann neben einer herkömmlichen Bildschirmübertragung auch ein Whiteboard einblenden auf welchem z.B. Grafiken aufgezeichnet werden können. Des Weiteren können Moderatoren auch die Rechte, eine Bildschirmübertragung zu starten, an einzelne Teilnehmer verteilen. Ein weiteres besonderes Feature ist die Live-Übertragung eines iPhones oder iPads während der Sitzung.
Über den Punkt Bildschirm freigeben gibt es die Option neben einer herkömmlichen Bildschirmübertragung, auch die Option den Bildschirm eines iPhones oder iPads bei einer Sitzung zu übertragen.
Bildschirm freigeben> iPhone/iPad
Nun öffnet sich ein weiteres Fenster. Um die Übertragung des Geräts zu starten, muss das iPhone o. iPad mit demselben W-Lan Netzwerk verbunden sein.
Über das Kontrollzentrum des iPhone/iPads kann über den Punkt „Bildschirmsynchronisierung“ die Verbindung ausgewählt werden. Nun sollte das Gerät für alle Teilnehmer sichtbar sein. Die Übertragung lässt sich jeder Zeit stoppen, sodass der Bildschirm des iPhones/ iPads für Teilnehmer nicht mehr sichtbar ist.
Über den Desktop Client kann der Moderator das Meeting kinderleicht verwalten. Durch ein Outlook Plugin, lassen sich unkompliziert Einladungen verschicken, um Teilnehmer über das Meeting zu informieren. Zusätzlich verfügt Zoom über eine Instant-Messagefunktion. So können während eines Meetings, Nachrichten und Daten an Teilnehmer verschickt und ausgetauscht werden.
Meetings planen
Über die Client-App besteht die Möglichkeit ein Meeting zu planen.
Im ersten Feld kann das Thema des Meetings bestimmt werden. Direkt darunter können Datum, Uhrzeit und Dauer eingestellt werden. Auf dieser Seite finden sich zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten, sowie ein ganz wichtiger Punkt, der Kalender.
Wenn Outlook als Kalender ausgewählt wird, öffnet sich automatisch nach drücken des „Planen“ Button ein Pop-up von Outlook. Dort können nun alle Kontakte hinzugefügt werden. In die Beschreibung des Kalendereintrags werden alle wichtigen Informationen zu dem Meeting automatisch eingefügt. So brauchen alle Teilnehmer am Tage des Meetings nur auf den beigefügten Link zu klicken ggf. ein Passwort einzugeben, um teilzunehmen.
Aufzeichnungen eines Meetings
Die Software bietet die Möglichkeit, Meetings aufzunehmen. Diese können lokal auf dem Computer gespeichert werden. Nach Beenden des Meetings, ploppt ein Ordner auf, in der die Aufzeichnung gespeichert wird. Gespeichert werden einmal das Video in Form einer MP4 Datei und separat eine Audio only Datei. In den Einstellungen kann ein Zielordner ausgewählt werden, in dem die Aufzeichnung später gespeichert werden soll, sowie weitere Einstellungsmöglichkeiten.
Die Bezahlpläne von Zoom
Zoom bietet neben einer eingeschränkten kostenfreien Nutzung, die Möglichkeit zwischen 3 Abo Plänen. Diese können monatlich oder jährlich mit einem kleinen Preisnachlass, bezahlt werden. Hierbei ist zu beachten, dass man hier pro Moderator Profil bezahlt. Daher sollte man genau überlegen wie viele Moderatoren sinnvoll und notwendig sind.
Vorteile von Zoom gegenüber anderen Diensten
- Vielzahl an Funktionen verfügbar
- Teilnehmer benötigen kein Zoom-Account
- Desktop Software nicht zwingend nötig
Nachteile von Zoom
- Kostenlose Version beschränkt Meetings auf maximal 40 Minuten
- Die Abonnements sind relativ teuer
- Dsgvo Problematik
Erfolg zur Corona Zeit und Problematik bezüglich DSGVO
Aufgrund der aktuellen Situation sind viele Arbeitnehmer derzeitig im Home-Office. Somit verzeichnete Zoom bis zu 300 Millionen Nutzer täglich. Trotz des enormen Anstiegs, bleibt das Datenschutz Problem nicht aus. Aktuell sind die End-zu-End-Verschlüsselungen für Gratis-Nutzer nicht verfügbar. Zoom stellte bereits auf einem Whitepaper einen Mittelweg vor. Gratis Nutzer können sich einmalig verifizieren, um die End-zu-End-Verschlüsselung zu aktivieren. Ab Juli 2020 soll bereits eine Beta-Version erscheinen.
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