Durchdacht und vielseitig: Wie der Digital Workplace die Transformation zu hybridem Arbeiten ermöglicht
Die Meeting-Kultur in Unternehmen hat sich durch hybrides Arbeiten stark verändert – das gilt ebenso für die Anforderungen an Hard- und Software als auch an die Infrastruktur. Der Digital Workplace leistet für die Arbeitswelt von morgen einen wertvollen Beitrag – aber die Lösungen müssen durchdacht und universell verfügbar sein.
Wie der Digital Workplace die Arbeitswelt von morgen ermöglicht
Wo wir herkommen
Obwohl die Technologie schon lange vorhanden ist, gehörte der Digital Workplace eher zur Ausnahme als zur Regel. Nur sehr zögerlich gestanden wenige Unternehmen ihren Mitarbeitern einige Homeoffice-Tage zu – bei guten Gründen wie Arztbesuchen, Behördengängen oder einem kranken Kind. Auch wenn der Trend zu mehr Autonomie und Vertrauen da war, gingen die tatsächlichen Veränderungen sehr langsam voran. Als Ausrede oder Grund galt nicht selten die technische Ausstattung. Auch heute noch findet man in Unternehmen stationäre PCs.
Telefonkonferenzen mit aufwendigen Prozedere, kryptischen Zahlenfolgen und ein auf der Leinwand im Besprechungsraum geteilter Bildschirm waren oft das höchste der Gefühle. Dies geschah hauptsächlich, um Reisekosten zu sparen. Und die Versuche waren nicht neu – schon die Wirtschaftskrise von 2008 oder der Ausbruch eines isländischen Vulkans mit unaussprechlichem Namen haben für Strohfeuer in einer Online-Meeting-Kultur gesorgt, die mit dem Ende der Gründe wieder verschwand. Die Technik spielte auf Dauer einfach nicht mit, auch weil sie meist hastig und ohne Konzept beschafft wurde. Nicht zuletzt darum ist die IT-Branche bei neuen Trends Vorreiter – so auch beim Digital Workplace.
Wo wir hin wollen und müssen
Die COVID-Situation hat als Verstärker in beide Richtungen gewirkt, positiv wie negativ. Vor allem aber hat sie den dringend notwendigen Druck für längst überfällige Veränderungen aufgebaut. Jetzt zeigt sich eindeutig, dass Arbeitnehmer die neuen Möglichkeiten freiwillig nicht mehr hergeben. Zu groß sind die Vorteile: der lästige Stau am Morgen entfällt ebenso wie die Parkplatzsuche, hinzu kommt das Mehr an Zeit und die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie.
Am Anfang der Pandemie kannte jeder die Situation: Kollegen saßen in Schlafzimmern vor halb geöffneten Kleiderschränken, in Kinderzimmern, Abstellkammern, an Bügelbrettern, in Kellern oder im Wohnzimmer auf der Couch. Mittlerweile haben viele Menschen diese Situation grundsätzlich überdacht und sich auch zu Hause Arbeitsräume geschaffen, die mehr als eine Übergangslösung darstellen. Auch bei den Firmen hat ein generelles Umdenken stattgefunden. Obwohl eine reine Homeoffice-Lösung wahrscheinlich die Ausnahme bleiben wird, ist eine Rückkehr zur alten Realität ebenfalls keine Option. Möglich machen das vor allem neue Technologien und – endlich – deren konsequente Nutzung. Digital Workplace is here to stay.
Was aber braucht man eigentlich an Technik? Laptops, Headsets und eine schnelle Internetverbindung sind Grundvoraussetzungen. Aber auch Software und Infrastruktur müssen mitspielen.
Digital Workplace - was wir brauchen
Natürlich hat die moderne Arbeitsweise nicht nur Vorteile. Eine Studie der Stanford-Universität hat 2021 auf wissenschaftliche Basis untermauert, was viele Menschen spüren: das Online-Fatigue-Syndrom. Probanden klagten über schnellere Ermüdbarkeit und die Tendenz, sich ablenken zu lassen
Die Studie bestätigt diese und andere Phänomene – und führt sie vor allem auf fehlende zwischenmenschliche Signale zurück, die online verloren gehen. Da sich der Fokus in hybriden Meetings erkennbar weg vom persönlichen Kontakt und hin zu effizient geführten Besprechungen verschiebt, muss hier ein Ausgleich auf anderer Ebene geschaffen werden – zum Beispiel durch regelmäßige Teamevents oder vergleichbare Veranstaltungen. Aber an oberster Stelle steht: die Technik muss funktionieren!
Unternehmen müssen dafür vor allem an der Infrastruktur nachbessern. Es gibt nach wie vor Standorte mit wenig zuverlässiger Internetverbindung, was hauptsächlich der internen technischen Ausstattung geschuldet ist. Große Meetingräume mit Overkill-Equipment werden kleinen, flexibel nutzbaren Huddle Rooms weichen.
Was der Digital Workplace möglich macht
Die gute Nachricht aus Untersuchungen zu hybriden Meetings ist jedenfalls: eine klare Effizienzsteigerung ist messbar. Das funktioniert vor allem durch solide Technologie und einfache Bedienbarkeit. Moderne Software setzt genau hier an: Zunächst ist eine volle Integration auf allen gängigen Endgeräten (okay, sind wir ehrlich – Microsoft, iOS und Android) durch native Apps als Grundlage gesetzt. Sehr wichtig hier: sichere Verbindungen und regelmäßige Updates. Damit können alle Teilnehmer partizipieren, ungeachtet von Ort und Endgerät, und haben keinerlei Nachteile gegenüber Kollegen vor Ort im Büro.
Die Usability steht hierbei an erster Stelle. Wesentliche Funktionen müssen schnell und intuitiv abrufbar sein, die Integration möglichst vieler Endgeräte wie externe Bildschirme, Beamer oder Headsets muss problemlos funktionieren.
So wird jeder gehört und gesehen, wenn es darauf ankommt. Features wie automatische Transkription mit Stimmerkennung verschieben den Fokus von Protokollierung auf Partizipation. AI-gesteuerte Sprechererkennung nutzt alle verfügbaren Geräte wie Mikrofone und Kameras, um den Fokus auf der gerade sprechenden Person zu halten. Raumbuchungen und Meeting-Planung muss sich intuitiv mit wenigen Gesten oder per Voice Control ausführen lassen.
Fazit
Neue Features führen dazu, dass sich alle Beteiligten auf den eigentlichen Zweck des Meetings konzentrieren können. Ablenkungen und Frustration werden minimiert, die Effizienz gesteigert und die Zusammenarbeit auf einfache und angenehme Weise gefördert. Mit dem Digital Workplace wird auch Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft.
Quelle:
Ramachandran, V. (23.02.2021). Stanford researchers identify four causes for ‘Zoom fatigue’ and their simple fixes. Stanford News. Abgerufen unter: https://news.stanford.edu/2021/02/23/four-causes-zoom-fatigue-solutions/
